転職に必要な提出書類｜退社から入社までに必要な書類・返却物について

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転職時には、退職と入社それぞれの手続きに必要な書類がたくさんあります。馴染みのない書類も多く、会社が保管している書類やこちらから言わないと用意してもらえない書類もなかにはあります。

また、役所の証明が必要な書類もあり時間がかかるものもあります。実際に入社手続きの際に書類が足りない…なんて話もよくある事です。前職に何度も問い合わせするのは避けたいですよね。スムーズな転職ができるよう事前にしっかり確認し早めに動くことが重要です。ここでは転職に必要な書類をまとめてご紹介します。

「　転職するまでの流れ　」

内定が決まり退職することを決めたら、会社に退職の意思を伝える必要があります。ここで必要になるのが退職届です。社会人としてきちんと手続きを踏んで円満退社を目指しましょう。

提出するタイミングや「退職届」と「退職願」の違いをご説明します。

退職届・退職願・辞表の違い

結論から言うと転職時に一般的に使用するのは退職届です。

退職願とは、「願」という字のごとく退職をお願いするための書類になり、会社側が正式に承諾するまでの間は撤回することが可能な書類です。

一方、退職届は退職願よりも重みのある書類になり、書類が受理された時点で効力を発揮するため撤回もできません。

　また、辞表は公務員や役員などが「職を辞する」ための書類であり一般的な会社員が使うことはありません。

退職届を提出する時期は？

法律では退職希望日の２週間前までとなっていますが、会社の就業規則に従う必要があり最低１か月前と定めている企業が多いのではないでしょうか。業務の引継ぎや取引先への挨拶まわりなど、あっという間に時間は過ぎていきます。転職先の会社とも入社時期を相談しながら、２か月～１か月前には書類を提出する必要があります。円満に退社するためには、まずは会社の就業規則に従いましょう。

「　退職時に会社に返却するもの　」

退職時には、会社から支給・貸与された物すべて返却する必要があります。事前に返却できる物は少なく最終出勤日に返却するケースがほとんどです。

【返却すもの一覧】

・健康保険被保険者証

・社員証や入館証

・名刺

・通勤定期

・書類やデータ

・ロッカーやデスクの鍵

・制服

健康保険被保険者証

現在使用している保険証は、退職した翌日から使用できなくなります。そのため必ず退職前に健康保険被保険者証を返却する必要があります。転職先が決まっている場合は、入社時に新たに健康保険の交付手続きをしましょう。転職先で保険証の手続きをする前に病院を受診する場合は転職にて手続き中と伝え、後日保険負担分の払い戻し手続きをしてもらうことが可能です。

もし入社まで日数が空く場合は一時的に国民健康保険に加入することになり、自身で手続きをする必要があります。国民健康保険の加入手続きは退職後14日以内と定められていますが、14日以内に入社が決まっている場合は無理に加入する必要はありません。

社員証・入館証・名刺

会社の社員であることを証明するものは、すべて返却しましょう。

通勤定期

現物支給されている場合のみ返却が必要になります。会社によって決まりがあるため事前に確認しましょう。

書類やデータ

職務中に作成した書類やデータはすべて返却しましょう。USBデータ内に保存されているデータも持ち帰らないよう気をつけましょう。就業中に知り得た情報はすべて会社の財産です。退職後は一切漏洩することのないよう気をつけましょう。

ロッカーやデスクの鍵

使用していたロッカーやデスクの鍵は忘れずに返却しましょう。お世話になった会社へ感謝の気持ちで簡易清掃をしておくこともおすすめします。

制服

制服の支給がされている場合は、退職日までにクリーニングに出し綺麗な状態で返却することが望ましいですが、会社によって決まりがあるため事前に確認しましょう。

「　退職時に会社から受け取るもの　」

退職後に必要となる書類の受け取りも多く、受け取り忘れの無いよう事前にしっかり確認しておきましょう。また受け取った書類は紛失しないようファイルや封筒に入れ入社日までしっかり保管しましょう。

【受け取るもの】

・雇用保険被保険者証

・年金手帳

・源泉徴収票

・離職票

雇用保険被保険者証

必ず転職先の会社に提出する書類です。雇用保険に加入していたことを証明する書類で、転職先の会社は雇用保険を引継ぐために必要となります。雇用保険は、失業したときなどに一定の給付を得られる制度であり正社員や契約社員であれば必ず加入しているものです。

年金手帳

厚生年金加入のために必要なのが年金手帳です。会社で保管しているケースが多く、退職時に忘れずに返却してもらいましょう。

源泉徴収票

年末調整を行う際に必要となるため、転職先の会社へ提出する必要があります。会社が労働者に代わって納税するため所得税の金額が記載された重要な書類です。

離職票

離職票は、会社を退職したことを証明する書類です。手続き上時間がかかるため、後日会社から郵送などで受け取ることになります。ただし転職先が決まっている場合は失業給付の受給手続きを行わないため離職票は必要ありません。

「　転職先の会社に提出するもの　」

内定が決まったら、入社日までに用意する物を確認しましょう。退職時に受け取る書類以外にも入社する会社へ提出を求められる書類があります。入社する会社の提出書類一覧や様式を確認し滞りないように準備しましょう。

ほとんどの会社で提出が必要な書類

・雇用保険被保険者証

・源泉徴収票

・年金手帳

・扶養控除等申請書

・健康保険被扶養者異動届

・給与振込先の届書

雇用保険被保険者証

退職前の会社から渡されているもので、雇用保険に加入していたことを証明する書類です。転職先の会社は雇用保険を引継ぐために必要となります。雇用保険は、失業したときなどに一定の給付を得られる制度であり正社員や契約社員であれば必ず加入するものです。

源泉徴収票

退職前の会社から渡されているもので年末調整を行う際に必要となります。会社が労働者に代わって納税するため退職前の会社で得た所得税の金額が記載された重要な書類です。

年金手帳

厚生年金加入のために必要なのが年金手帳です。会社で保管するケースが多く、提出を求められます。

扶養控除等申請書

社会保険や税金の手続きに必要な書類です。扶養家族がいない場合であっても提出が必要になります。

印鑑は認印で問題ありません。

健康保険被扶養者異動届

社会保険に加入する扶養家族がいる場合のみ必要となる書類です。

印鑑は認印で問題ありません。

給与振込先の届書

給与の振込先を記入する書類です。会社によっては通帳のコピーの添付が必要になります。

会社によって提出が必要な書類

・入社誓約書

・雇用契約書

・身元保証書

・健康診断書

・住民票記載事項証明書

・卒業証明書

・免許や資格の証明書

入社する会社の様式にあわせ準備する必要があり、入社日当日に提出するケースが多いです。健康診断書や身元保証書のようにすぐに準備できない書類もあるため入社先の会社に期限を確認しながら準備しましょう。

このような書類のやり取りも、新しい会社では一番最初のコミュニケーションであり、あなたの印象がつく重要な場面です。書類の不足や不備がおきないよう事前確認をしっかり行いましょう。

入社誓約書・雇用契約書

履歴書の記載事項に虚偽がないことや会社の就業規則・就業条件を確認し承諾する書類です。

勤務時間や給与・賞与などを含め「書かれている条件で就労します」という意思表示になります。新しい会社での大切な第一歩です。しっかり目をとおし疑問点があれば早めに確認しましょう。

身元保証書

会社によっては身元保証人を必要とするケースがあります。身元保証人になれる条件は会社によって違いますが、たいていの場合は両親や兄弟で問題ありません。

健康診断書

指定医療機関の健康診断を受け、診断書を提出します。会社によっては入社前に健康診断を受ける指示があるので事前に確認しましょう。

住民票記載事項証明書

現住所の虚偽がないか確認するための書類です。

卒業・免許・資格の証明書

資格取得時に発行されている書類や学校から発行されている書類が必要となります。特殊資格がある場合や就業に必要な資格の確認のために必要となります。発行まで日数がかかるものもあるため事前に必要書類を確認しましょう。

期日までに必要書類を提出できなかった場合の対処方法

必要な書類を紛失させてしまったり発行まで時間がかかる場合など提出日に間に合わないときは、まずは転職先の会社に報告しましょう。その際は、いつまでに準備できるかの日程を伝えれば問題ありません。

問題が発生したときこそ誠実な対応を心がけましょう。

「　入社前にやっておくべきこと　」

転職先の情報収集

面接を受ける前にも情報収集は行っていたと思いますが、入社が決まってからも新たに情報収集を行うと良いでしょう。基本的には企業サイトから情報収集を行いますが、近年ではSNSやスタッフブログなどからも社風や職場の雰囲気を知ることができ、人間関係などを感じ取ることができます。これから自身が働く場所の下調べを行いましょう。

出社日時と服装の確認

遅刻は絶対に避けなければなりません。電車の遅れや天候の悪化など予期せぬことがおきる可能性もあります。時間に余裕をもち会社近くで待機できる程度のゆとりがあった方が良いでしょう。身だしなみを整えること、靴や鞄などの持ち物を磨いておくことで自信を持って人前に立つことができます。女性はストッキングが破れた時のために替えのストッキングを鞄にいれておくことも必要です。破れたストッキングのままでは印象はよくありません。マイナスのスタートを切ることのないよう事前の準備をしっかり行いましょう。